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选择:让各方都皆大欢喜

选择一个能让会议组织者和与会者都能满意的会议场所非常重要,面对众多的场所,到底怎样去选择呢?

1.列出可供选择的清单

必须制作一个会议场所清单表,清单表上需注明会议要求的所有重要条件。如果清单设计的合理,表明了酒店的条件好坏,将大大便于各个场所的比较和选择。

2.选择合适类型的场所

选择适合的会议场所,必须依据当地可提供的会议资源状况及该会议的程序、预计的与会人数、与会人员的背景情况,以及最重要的会议目的、目标和与会者的偏好等因素综合考虑。

酒店:

(按类型划分)

商务型酒店:这类酒店无论在外部设计,还是在内部装修,以及可提供的先进通讯工具、适合会务的商用场地上(有特定的商务楼层),一般都充分体现了现代商务高效、快捷的内涵。酒店既能接待小型会议也能接待大型会议,有一个或多个多功能厅,24小时全天候办公,有较强的服务能力,此外还有多个中、西式餐厅、各种商店、健身房、游泳池等设施。

度假型酒店:这类酒店一般建在旅游胜地或海边,外部设计、园林规划、内部装修都充分体现了当地特色,集休闲、娱乐于一体。同时随着社会的发展,度假型酒店也能提供相应的会议设施、美食和各种代表地方和季节特色的活动,这些无疑大大方便了会议单位。

 

(按地点划分)

位于市中心:在选择位于市中心的酒店时需考虑酒店与机场距离(包括交通是否拥挤)。如果与会者来自国内或本地区,那麽选择这样的酒店是明智的。会议筹划者一般喜欢选择位于理想的城市里且设施和功能齐全的市中心酒店,这样与会者的随行家属便有很多活动可做。有些酒店被公认为服务一流,良好的口碑常使酒店成为会议筹划者的首选会议场所。

位于市郊:对于需乘飞机从外地而来的与会者来说,位于市郊的酒店可能不是很吸引人。从机场至会场和住地要花不少时间,从而不宜选择这类酒店。但对于当地可驱车前往的与会者来说,这类酒店还是大受欢迎的。

3. 会议类型与场所的搭配

* 举办培训活动的最佳环境是能提供专门工作人员和专门设施的成人教育场所(公司的专业培训中心或旅游胜地的培训点)。

* 研究和开发会议需要有利于沉思默想、灵感涌现的环境(培训中心或其他宁静场所最为适合)。

* 学会年会的地点选择一般根据会员的意见来定(一般选在当前最受欢迎的城市,能提供会议服务的酒店)。

* 重大的奖利、表彰型会议一定要有档次,要引人入胜,会议的目的是对杰出表现予以奖励。

* 对于交易会和新产品展示会,需要选择有展厅的场所,还要求到达会场几所在城市的交通必须便利。

4.现场参观注意事宜

在考虑去做现场参观之前,先检查一下是否已具备了前提条件:

* 报价方(酒店)接受和同意会议名细表中各项事宜;

* 报价方(酒店)应是候选名单中较好的一个;

* 对报价(酒店)方拟订的合同条款基本接受。

5.亲临现场实地考察

对于亲临现场进行考察应注意以下五点:

* 会见能做决策的人。这样有利以后解决可能出现的交易问题;

* 只要可能,一定要在酒店建议的日期去进行观。最好不要在酒店客满时去参观,因为这会使酒店产生直接费用;

* 不要出于个人原因再次参观酒店;不要随带家属同行;

* 想一想是以一个普通客人身份不宣而至以检查酒店对客人的接待情况为好还是事先通知酒店以贵宾身份前往以检查酒店是如何接待贵宾的;

* 考虑另一家酒店作为“备选”,以便谈判一旦失败不至于太被动。


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