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策划:会议成功的关键

无论是什麽行业的企业或单位举办会议,不论筹划此会议的筹划者经验是否丰富,单纯站在举办方的立场与角度上看问题,都会面临各种问题:

1:需要做些什麽?

会议有各种类型,不同的会议需要不同的环境,召开会议是要达到一定的目的和目标。因此第一个重要步骤是收集方方面面的信息,通过收集这些信息可以制定出旨在完成手头众多工作的计划。

2:谁来筹划会议?

从秘书到公司总裁,每个人多多少少都可能会参与会议的筹划,只不过有人是专职从事这项工作,有的是兼任此职,此外还有其他职责。无论是专职还是兼职,最终结果,是使会议顺利完成。他们的工作效率代表着主办单位或公司的工作水平。

会议筹划者的职责:作为会议筹划者,要负责去做各种各样的工作。下列的各项工作能反映会议筹划者这一角色的多面性。

* 善于与人共事

* 善于注意小节

* 善于解决问题

* 善于与人协商

* 能够管理会议财务事宜

* 熟悉酒店运作

* 能够安排恰倒好处的菜单

* 能够熟练操作电脑

* 能够熟练地与视听服务公司打交道

* 能妥善接待贵宾和外国客人

* 熟知各种礼仪

* 行事果断、执着

会议筹划者的任务:

* 制定计划,确定必须要做的事项以满足会议的需要并达到会议确定的目标

* 制定会议议程

* 了解可供使用的场所和设施情况

* 选择或提议合适的场所

* 检查并比较各项设施

* 安排交通事宜

* 协调会务工作人员的活动

* 招收、培训会务人员和广告人员

* 制定可行预算或按既定预算安排有关工作

* 确定各项工作的时间安排

* 视察选定的场所和设施

* 与各有关方面进行接洽(运输公司、旅行社、视听服务公司)

* 确定印刷公司

* 安排食品、饮料有关事宜

* 讨价还价

* 同会议发言人和各位贵宾进行联系

3:主要会议类型:

* 销售会议:一般是为了宣布开始销售某种产品或销售期限。例如季度销售会议,或者是对前一个销售期间进行总结和表彰。

* 年会:可以是公司股东大会,也可能是行业协会每年一次的会员大会。

* 产品发布会:是为了向专业群体和消费者介绍和推广某一新产品。

* 研讨会:是为了提供信息和讨论该信息而举办的会议。研讨会一般让与会者相互交流并有意见反馈。

* 专业会议:是就某个领域的问题进行讨论、咨询和交流信息而召开的会议。一般包括主会和讨论问题、解决问题的小组会议。

* 奖励会议:是为了员工分销商或客户的出色工作表现进行表彰奖励。

* 培训会议:一般要用至少一天,多则几周时间开展培训活动的会议。这类培训需要有特定的场所,培训内容高度集中,由某个领域的专业培训人员教授,而且通过培训要实现某些目的和目标。

4:会议筹划步骤:

目的和目标:确定会议的目的和目标、制定会议议程是会议的重心所在。

会议的目标和目的有以下一些:

* 培训 * 通知 * 教育 * 探讨问题 * 做决策

* 引入新事物或介绍新人员

* 激励 * 开发 * 展示 * 促进与改善 * 解决问题

* 讨论如何赢利 * 赢利

5:在你筹划一个会议时,你最好向上司、会议主办人或会议主席描述一下会议的目的和要求达到的结果,如果你们的意见相符,你就可以做下一步的筹划了:

* 预计召开会议的日期;

* 会议预计召开几天;

* 打算在什麽地方召开会议;

* 会议形式或程序是什麽;

* 需要多大的场地;

* 以前开过这样的会议吗?结果如何;

* 将有多少人到会;

* 会议预算是多少;

* 与会者对费用开支很在意吗?

* 打算选用什麽级别的酒店和设施;

* 打算选用最高级的房间标准是什麽;

* 谁来制作会议邀请函;

* 会议需要向与会者打印相关资料吗?

* 会议的发言人有哪些?

* 会议需要什麽样的视听设备;

* 需要食品、饮料的酒会、招待会有几次;

* 与会者可以携带家属吗?

* 打算为与会者安排一些特别活动吗?打算为与会者及其家属安排一些特别活动吗?是否打算为与会者的家属安排一些特别活动吗?

* 有谁来承担这些活动的费用。

只要告诉我们您对会议的要求,剩下的就由我们来为您服务,我们将会为您提供最明细的会议策划、最优质的服务,相信以我们的能力和实力定能让您此次会议满意而归,满载而归!


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